Koordinasyon mekanizması, proje sürecinde verimli sonuçların elde edilmesinden sorumlu bir proje ekibini ve prosedürlere uygun olarak işe alınacak uzmanlarla projenin faaliyetlerini organize edecek bir çalışma ekibini içerir.

Çalışma ekibi üyeleri, bir proje koordinatörü, bir akademik uzman, eğitmenler, bir proje görevlisi ve bir muhasebecidir.

Hâlihazırda proje koordinatörü, proje görevlisi (sekreteri), iletişim uzmanı ve gerektiğinde bir akademik uzman projemizde görev almaktadır. Eğitmen için eğitimlerin başlaması beklenmektedir.

Konsorsiyumun nasıl ve ne zaman iletişim kuracağına karar vermek ve personelin düzenli çevrimiçi toplantılar yapması, acil dikkat gerektiren gelişmelere uygun bir şekilde hazır bulunması amaçlarıyla bir iletişim planı hazırlanmıştır.

Bu iletişim planının içeriğinde değinilen başlıklar;

• Projenin hedefleri (görünürlük ve iletişim, hedef gruplar, hedef gruplar için seçim kriterleri)
• İletişim Aktiviteleri (iletişim ve görünürlük aktiviteleri, iletişim araçları)
• Performans Belirteçleri
• Kaynaklar (insan kaynakları, finansal kaynaklar) şeklindedir.